Chứng nhận ISO 9001: Vai trò quan trọng trong quản lý chất lượng

Chứng nhận ISO 9001 có ý nghĩa gì?

Để hiểu rõ về thuật ngữ này, chúng tôi sẽ chia nhỏ thành phần:

ISO

ISO - Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for Standarlization), chịu trách nhiệm xác định và thực hiện tất cả tiêu chuẩn ISO, bao gồm ISO 9001. Bản thân ISO không chứng nhận điều gì. Tất cả các chứng nhận đều được thực hiện bởi bên thứ 3 được chỉ định.

Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (International Organization for Standarlization; viết là ISO hay iso) là cơ quan thiết lập tiêu chuẩn quốc tế bao gồm các đại diện từ các tổ chức tiêu chuẩn các quốc gia. Tổ chức này đã đưa ra các tiêu chuẩn thương mại và công nghiệp trên phạm vi toàn thế giới.

ISO 9001

Hiện tại, ISO có rất nhiều bộ tiêu chuẩn khác nhau, trong đó 3 bộ tiêu chuẩn phổ biến nhất là:

• Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (ISO 9000, ISO 9001,...) là hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng sản phẩm.
• Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 (ISO 14001, ISO 14004,...) là hệ thống tiêu chuẩn quản lý môi trường.
• Bộ tiêu chuẩn ISO 22000 (ISO 22000, ISO 22002, ISO 22003…) là hệ thống tiêu chuẩn quản lý an toàn thực phẩm.

Với ISO 9001 là mã định danh của tiêu chuẩn. Một trong những tiêu chuẩn ISO mà chúng ta thường gặp nhất là tiêu chuẩn ISO 9001, tiêu chuẩn này đưa ra các tiêu chí khác nhau để xác định các nguyên tắc quản lý chất lượng.

Tiêu chuẩn ISO 9001 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Tất cả các tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đều đề cập đến quản lý chất lượng.

Chứng nhận là gì ? Chứng nhận ISO 9001 là gì

Chứng nhận là hoạt động mà một tổ chức trung lập tiến hành nhằm xác nhận một sản phẩm, dịch vụ, hệ thống, quá trình hay vật liệu phù hợp với những yêu cầu, tiêu chuẩn cụ thể.

Tóm lại, chứng nhận ISO 9001 là hoạt động mà một tổ chức chứng nhận được chỉ định tiến hành nhằm xác nhận hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức/doanh nghiệp phù hợp với các yêu cầu của ISO 9001.

Hiểu cách khác, các tổ chức được cấp giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001 đã xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tất cả các yêu cầu được nêu chi tiết trong tiêu chuẩn ISO 9001. 

Quy trình chứng nhận ISO 9001:2015 có thể tiết kiệm thời gian?

Để hiểu về tiêu chuẩn ISO 9001, công ty có thể tiếp cận theo các cách sau:

• Thuê chuyên gia chuyên nghiệp để đào tạo nhận thức và phương pháp áp dụng tiêu chuẩn cho cán bộ và nhân viên. Họ sẽ trở thành những người lập kế hoạch, xây dựng, áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng trong tổ chức;
• Cách thứ hai thường được sử dụng là thuê một đơn vị tư vấn hoặc các chuyên gia tư vấn độc lập để đào tạo và tư vấn cho suốt quá trình tạo ra hệ thống như trên. Cách này tuy có phí cao hơn nhưng thời gian tiết kiệm hơn.

Các bước thực hiện chứng nhận đúng quy định pháp luật và yêu cầu của thế giới. Quy trình chứng nhận bao gồm nhiều công việc và giai đoạn. Tổ chức chứng nhận và công ty cần tuân thủ quy tắc và quy trình chứng nhận này.

► Bước 1: Đăng ký chứng nhận và thỏa thuận với tổ chức chứng nhận

Bước đầu tiên trong Quy trình chứng nhận là Đăng ký chứng nhận. Công ty cần thỏa thuận với tổ chức chứng nhận thông qua bản Đăng ký chứng nhận và hợp đồng.

Phiếu Đăng ký chứng nhận chứa các thông tin liên quan đến công ty, ví dụ như tên công ty, địa điểm đánh giá, lĩnh vực sản xuất, số lượng nhân sự, v.v.

Các thông tin này rất quan trọng đối với tổ chức chứng nhận để tiến hành các bước tiếp theo.

► Bước 2: Tổ chức chứng nhận xem xét thông tin và lập kế hoạch đánh giá

Tổ chức chứng nhận nhận được thông tin và yêu cầu từ công ty. Sau đó, tổ chức chứng nhận xem xét thông tin và lập kế hoạch đánh giá gửi cho Khách hàng.

Kế hoạch đánh giá chủ yếu bao gồm các thông tin chứng nhận, ví dụ như thời gian đánh giá, địa điểm đánh giá, thông tin các chuyên gia đánh giá, nội dung đánh giá, v.v.

Kế hoạch đánh giá sẽ giúp công ty chuẩn bị các nội dung đánh giá.

► Bước 3: Đánh giá tài liệu và đánh giá chứng nhận tại hiện trường.

Việc đánh giá chứng nhận thông thường bao gồm hai bước cơ bản.

• Một là, đánh giá tài liệu hệ thống của công ty.
• Hai là, đánh giá thực tế tại nhà xưởng sản xuất, nơi công ty kinh doanh, v.v.

Các chuyên gia đánh giá của tổ chức chứng nhận sẽ xem xét các tài liệu, quy trình, hướng dẫn, v.v. cũng như thực tế sản xuất, kinh doanh của công ty có phù hợp với các điều khoản trong tiêu chuẩn ISO 9001 hay không.

Chuyên gia đánh giá thực hiện công việc dựa trên nguyên tắc khách quan, độc lập và tuân thủ luật đánh giá chứng nhận.

Kết quả của bước này là bằng chứng xác nhận rằng Hệ thống quản lý của công ty phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001 hay không.

► Bước 4: Thẩm xét hồ sơ đánh giá và demo giấy chứng nhận

Sau khi có kết quả đánh giá từ chuyên gia đánh giá chứng nhận. Tổ chức chứng nhận sẽ thẩm xét hồ sơ và hoàn thiện để cấp giấy chứng nhận. Tổ chức chứng nhận sẽ gửi cho công ty 01 bản demo giấy chứng nhận qua email. Bản demo giấy chứng nhận sẽ bao gồm các thông tin giống như một chứng chỉ ISO chính thức. Công ty có trách nhiệm kiểm tra các thông tin trên giấy chứng nhận.

► Bước 5: Cấp giấy chứng nhận ISO 9001 và bàn giao hồ sơ

Sau khi thẩm xét và xác nhận thông tin chứng chỉ với công ty. Tổ chức chứng nhận sẽ cấp cho công ty 01 Giấy chứng nhận ISO.

Giấy chứng nhận ISO có hiệu lực trong vòng 03 năm và thời hạn giám sát tối thiểu 12 tháng/lần.

Sau khi được cấp giấy chứng nhận, để duy trì hiệu lực của Giấy chứng nhận ISO 9001, công ty cần thực hiện đánh giá giám sát hàng năm và tái chứng nhận sau 03 năm.

Tại Sao Cần Chứng Nhận ISO 9001?

Như đã nói ở trên, doanh nghiệp được chứng nhận ISO 9001 đồng nghĩa với việc được công nhận về uy tín và chất lượng đảm bảo trên phạm vi quốc tế. Các tổ chức được chứng nhận được coi là đã đạt được một hệ thống nhất quán để đảm bảo mức độ hài lòng cao của khách hàng và cải tiến liên tục.

Bên cạnh giá trị được công nhận toàn cầu, chứng nhận ISO 9001 còn mang lại các lợi ích:

Lợi ích với doanh nghiệp được cấp chứng nhận ISO 9001:

1. Tạo ra lợi thế cạnh tranh với các đối thủ - tăng khả năng trúng thầu

Việc đạt được Chứng chỉ phù hợp Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001:2015 là một lợi thế cạnh tranh rất lớn so với các đối thủ trong việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu và chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Chứng chỉ ISO cũng như là cơ hội để quý khách hàng có thể nhận được các gói đấu thầu vào các công trình/doanh nghiệp lớn, vì hiện nay ngoài quy định của nhiều gói đấu thầu nhà nước, thì rất nhiều Tổng công ty hoặc Doanh nghiệp yêu cầu đối tác của mình phải đạt được chứng nhận ISO thì mới đồng ý mua, tiếp nhận sản phẩm hoặc dịch vụ.

2. Tạo niềm tin với khách hàng và đối tác

Về chất lượng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đạt chứng chỉ ISO 9001:2015 nghĩa là đã thiết lập được một hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế, đó như một lời cam kết chất lượng đối với khách hàng và đối tác. Từ đó xây dựng niềm tin, tạo dựng thương hiệu bằng chính chất lượng sản phẩm mà mình mang lại.

3. Tạo môi trường làm việc tốt, hiệu quả

Khi áp dụng ISO, các quy trình và hướng dẫn thực hiện công việc được chuẩn hóa -> các cán bộ quản lý và nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp sẽ hiểu rõ công việc của mình phải làm, hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình -> và dẫn đến ổn định được quá trình sản xuất/cung cấp dịch vụ và tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng ổn định, giảm sai lỗi, phế phẩm và hỏng hóc.

4. Quản lý được rủi ro

Khi áp dụng ISO, vấn đề nhận thức và các rủi ro và cơ hội đối với từng doanh nghiệp sẽ được nâng cao và thành một yêu cầu bắt buộc tuân thủ. Do đó tăng cường khả năng nhận thức được với các rủi ro, ứng phó kịp thời với các rủi ro, sự cố trong từng doanh nghiệp.

Lợi ích với khách hàng

• Cung cấp sự đảm bảo rằng doanh nghiệp là nhà cung cấp chất lượng cao, đáng tin cậy
• Sự hài lòng của khách hàng là trọng tâm hàng đầu của tiêu chuẩn ISO 9001
• Phản hồi của khách hàng có thể được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả
• Các vấn đề được giải quyết trước khi chúng có cơ hội gây ra vấn đề cho khách hàng

Lợi ích với nhân viên

• Công việc an toàn hơn nhờ hiệu quả kinh doanh được cải thiện
• Vai trò của nhân viên (phải làm gì và làm như thế nào) được xác định rõ ràng và sắp xếp hợp lý
• Các tài nguyên đào tạo, giới thiệu và giáo dục sẵn có hơn nhờ vào việc lập kế hoạch và cấu trúc tổ chức được cải thiện
• Thúc đẩy văn hóa công ty cải tiến liên tục
• Nhân viên trở nên gắn bó hơn và cảm thấy có trách nhiệm hơn với các quy trình mà họ đang sử dụng

Đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ tư vấn viên của chúng tôi để tìm hiểu thêm thông tin về chương trình và khóa học phù hợp với nhu cầu của bạn.

Công ty TNHH STI Việt Nam

• Địa chỉ: Phòng 8A, Tầng 8, Toà nhà hỗn hợp Sông Đà, 131 Trần Phú, Hà Đông, Hà Nội
• MST: 0107386162
• Điện thoại: 0989.770.795
• Email: contact@stivina.com
• Website: https://stivina.com/

Vậy là bạn đã hiểu rõ hơn về chứng nhận ISO 9001 và tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp, đúng không? Việc đạt được chứng nhận này không chỉ mang lại lợi ích về uy tín và danh tiếng mà còn giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình quản lý chất lượng, nâng cao hiệu suất hoạt động và tăng cường sự tin tưởng của khách hàng.