Điện hoa Việt Pháp: Thay đổi để phát triển bền vững

Điện hoa Việt Pháp: Thay đổi để phát triển bền vững

Nhờ sự hỗ trợ của trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phía Bắc (TAC) thông qua dự án “Hỗ trợ tư vấn quản trị cho doanh nghiệp siêu nhỏ”, công ty TNHH Điện hoa toàn cầu Việt Pháp đã từng bước chuẩn hoá và cải tiến quy trình, nhằm tăng năng suất và hiệu quả hoạt động, cải thiện môi trường làm việc... tăng động lực làm việc để người lao động làm việc hiệu quả, có trách nhiệm hơn.

Thành lập vào năm 2001, Công ty Điện hoa Việt Pháp là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ điện hoa đi khắp các tỉnh thành trên cả nước. Trải qua 23 năm thăng trầm với nghề mang cái đẹp đến cho đời, với sự nỗ lực của toàn thể cán bộ, nhân viên công ty đồng thời được sự tín nhiệm của khách hàng, Điện hoa Việt Pháp đã có một mạng lưới phục vụ chu toàn, rộng khắp. Trong lĩnh vực điện hoa, sản phẩm của công ty đã có mặt tại 63/63 tỉnh, thành phố trên cả nước. Điện hoa Việt Pháp là thành viên chính thức thứ 280 của Hiệp hội hoa Thế giới (Interflora), có khả năng chuyển hoa tới hơn 150 quốc gia trên toàn cầu.

Nhận diện những “điểm nghẽn” trong hệ thống quản lý quy trình tại doanh nghiệp

Mặc dù đi vào hoạt động từ lâu, tuy nhiên Điện hoa Việt Pháp chưa áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001, các quy trình quản lý còn sơ sài, chưa chi tiết chưa có hệ thống quy trình đào tạo bài bản chuyên nghiệp. Công ty đang triển khai hai chính sách quan trọng trong hoạt động cung cấp dịch vụ của mình, đó là chính sách đổi trả và chính sách vận chuyển cho các cá nhân và đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Tuy nhiên, những chính sách này của công ty được lãnh đạo và các phòng ban tự nghiên cứu áp dụng nên chưa bài bản, chưa có hệ thống và nhiều nội dung còn chưa rõ ràng, chưa kết nối với mục tiêu chiến lược của công ty trong thời gian tới.

Vì vậy, khi tiếp cận với dự án “Hỗ trợ tư vấn quản trị cho doanh nghiệp siêu nhỏ” của trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phía Bắc (TAC) chủ trì thực hiện, lãnh đạo công ty và các cán bộ chủ chốt đã quyết định tham gia với mong muốn nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả hoạt động, đảm bảo sự phát triển bền vững, tăng khả năng cạnh tranh của công ty trong giai đoạn tới.

Bà Ngô Thị Hồng An - Giám đốc công ty cho biết, khi quyết định tham gia dự án, lãnh đạo công ty đã rất quyết tâm và cam kết cung cấp đủ nguồn lực để thực hiện các chương trình cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và sự hài lòng của khách hàng. Cùng với sự hỗ trợ nhiệt tình và bải bản của đội ngũ chuyên gia tư vấn, công ty đã đạt được mục tiêu đề ra

Từng bước triển khai hoạt động cải tiến

Đội ngũ chuyên gia đên từ công ty TNHH STI Việt Nam đã tiến hành khảo sát hiện trường, phân tích quy trình cung cấp dịch vụ hiện tại của doanh nghiệp, đưa ra những nhận định về điểm mạnh, điểm yếu, đồng thời phỏng vấn thu thập thông tin từ bộ phận nhân sự và quản lý của doanh nghiệp về các trụ cột như: Nhân sự, cơ sở hạ tầng, trao đổi thông tin, môi trường làm việc, v.v. Đây là những hoạt động quan trọng nhằm giúp các chuyên gia có cái nhìn trực quan về hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đề xuất cách thức triển khai hệ thống quản lý ISO 9001:2015 phù hợp với thực trạng và lĩnh vực kinh doanh của điện hoa Việt Pháp.

Trong hành trình không ngừng của quá trình cải tiến liên tục, hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng tại công ty sẽ trở thành một trụ cột quan trọng của doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh ngày nay với sự đa dạng và thay đổi liên tục trong môi trường kinh doanh các sản phẩm dịch vụ liên quan đến dịch vụ kinh doanh hoa tươi. Để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng không chỉ duy trì mà còn ngày càng cải thiện, đơn vị tư vấn sẽ áp dụng các bước và chiến lược sau đây có thể được áp dụng: Xây dựng văn hóa cải tiến, thu thập phản hồi từ các nguồn, tổ chức đánh giá nội bộ định kỳ, xây dựng kế hoạch cải tiến, thực hiện biện pháp cải tiến, hỗ trợ đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch cải tiến.

Khi được hỗ trợ xây dựng và áp dụng ISO 9001:2015, Điện hoa Việt Pháp đã từng bước thay đổi trong quá trình quản lý tại doanh nghiệp. Sau khi được đào tạo các kiến thức và kỹ năng liên quan tới hệ thống quản lý chất lượng, bản thân đội ngũ quản lý đã nhận thức được vai trò của việc chuẩn hoá các quy trình hệ thống trong hoạt động giám sát, quản lý và vận hành doanh nghiệp; từ đó chuẩn hóa phương pháp, áp dụng hiệu quả và có kế hoạch thực hiện cải tiến liên tục.

Người lao động nhận thức được cách thức thực hiện công việc, làm việc theo các hướng dẫn quy trình chuẩn, hạn chế lỗi, tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, rà soát chất lượng sản phẩm, từ đó nâng cao trách nhiệm hơn với công việc mình đang làm. 

Bằng các hành động cụ thể, thiết thực, công ty đã từng bước nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng sản phẩm, cải thiện mối quan hệ giữa người lao động, cấp quản lý, giữa các phòng ban với nhau, tăng động lực làm việc để người lao động làm việc hiệu quả, có trách nhiệm hơn. Đây là nền tảng quan trọng giúp điện hoa Việt Pháp đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, tăng cường năng lực cạnh tranh và hướng tới phát triển bền vững.

Bà Ngô Thị Hồng An chia sẻ: “Với 23 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ hoa tươi, tôi nhận thấy sự cần thiết của việc chuẩn hóa và cải tiến quy trình. May mắn thay, Điện hoa Việt Pháp đã nhận được sự giúp đỡ từ dự án Hỗ trợ tư vấn quản trị cho doanh nghiệp siêu nhỏ của TAC. Tôi rất ấn tượng với cách tiếp cận của các chuyên gia STI Việt Nam, họ tìm hiểu khó khăn của doanh nghiệp và cung cấp hoạt động đào tạo, tư vấn phù hợp. Sự hỗ trợ nhiệt tình của các chuyên gia đã mang lại những kiến thức bổ ích, và tôi tin rằng sự thay đổi của chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp phát triển trong tương lai”.